Twoje potrzeby,
nasze rozwiązania.

Zapoznaj się z naszą ofertą lub napisz do nas

Stworzymy ofertę dla Twojej firmy w oparciu o indywidualne oczekiwania i potrzeby.

O nas

Od 2001 roku pomagamy firmom przechowywać i utylizować dokumenty bezpiecznie, wydajnie i ekologicznie. Wcześniej pod nazwą Universal Express Distribution, obecnie jako DataBank.

Niezależnie od tego, czy decydujesz się na archiwum papierowe czy elektroniczne, dzięki DataBank Twoja dokumentacja firmowa nie trafi do niepowołanych osób, będzie zawsze uporządkowana i łatwa do znalezienia, a tę niepotrzebną zutylizujemy z dbałością o środowisko naturalne poprzez usługę Eko-Box (kliknij w przycisk):

Dostajesz od nas usługi najwyższej jakości

dlatego właśnie zaufało nam wiele przedsiębiorstw w różnych branżach, a na bazie wieloletniej współpracy i doświadczeń tworzymy sprawdzone, autorskie rozwiązania i praktyki. Zapoznaj się z naszą ofertą lub napisz do nas, a stworzymy ofertę dla Twojej firmy w oparciu o indywidualne oczekiwania i potrzeby.

Firmy z grupy

Dlaczego Databank

DataBank to profesjonalny dostawca usług zarządzania dokumentacją

Naszym celem jest opieka nad dokumentacją klienta przy zachowaniu bezpieczeństwa, przyjaznej obsługi i dostępności przechowywanych materiałów.
Współpraca z nami daje Ci 10 gwarantowanych korzyści:
1.

Skomponujemy dla Ciebie indywidualną ofertę w oparciu o Twoje potrzeby i wymagania. Pracując z nami dołączasz do grona zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i mniejszych, dynamicznie rozwijających się firm, które nam zaufały.

Gdyby stworzyć łańcuch ze sklejonych kartek niszczonych w ciągu jednego roku, mogłyby 6 razy okrążyć granice Polski.

Łańcuch zniszczonych dokumentów
x 6
2.

Oszczędzasz cenną przestrzeń biurową. Nasze magazyny spełniają wysokie wymogi bezpieczeństwa i optymalne warunki do przechowywania dokumentów.

Wieża z pudeł składowanych w naszych archiwach miałaby wysokość 6 szczytów Mount Everest poustawianych jeden na drugim.

Wieża z pudełek
x 6
3.

Wystarczy jedna rozmowa telefoniczna, aby rozpocząć współpracę z DataBank, bez konieczności podpisywania długoterminowej umowy.

Preferujemy elastyczne formy współpracy - cenimy zaufanie klientów ponad formalności.

Elastyczne formy współpracy
4.

Twoja firma dba o środowisko. Dzięki usłudze Eko-Box dokumenty nie są po prostu niszczone, ale poddawane recyklingowi.

Rocznie utylizujemy w ten sposób 350 ton dokumentów, co daje 6000 ocalonych drzew, czyli ponad 3,5 mln rolek papieru toaletowego.

W ciągu roku
6 000 ocalonych drzew
5.

Otrzymujesz niezawodną obsługę techniczną w oparciu o autorskie, sprawdzone oprogramowanie. Używamy własnych narzędzi bazujących na wydajnym serwerze SQL.

6.

Nie mamy przed Tobą nic do ukrycia. Cały proces niszczenia dokumentów może być filmowany lub bezpośrednio nadzorowany przez przedstawiciela Twojej firmy.

7.

Twoje dokumenty są bezpieczne od początku do końca. Utylizujemy całe opakowanie z dokumentami przeznaczonymi do zniszczenia, uprzednio nie otwierając go i nie ryzykując, że dokumenty trafią w niepowołane ręce.

8.

Pozostawiasz swoje dokumenty w dobrych rękach. Posiadamy uprawnienia do przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej. Klasyfikujemy i kwalifikujemy Twoją dokumentację zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi.

9.

Korzystasz z usług solidnego kontrahenta - międzynarodowej grupy biznesowej. Jesteśmy częścią grupy Universal Express, zatrudniającej ponad 300 pracowników w różnych lokalizacjach Europejskich.

10.

Uważnie śledzimy rozwój branży na arenie międzynarodowej. Jako pierwsi w Europie Środkowo-Wschodniej dołączyliśmy do organizacji Prism International (Professional Records & Information Services Management). Oferujemy najwyższy poziom zarządzania informacją w zakresie dostępu, przechowywania oraz utylizacji.

Nasze certyfikaty
Certyfikat Prism
Certyfikat Nato

Nasze usługi

Archiwizacja i udostępnianie
dokumentów

Zlecenie archiwizacji dokumentów specjalistom to oszczędność czasu, pieniędzy i przestrzeni biurowej. Już nie musisz martwić się o każdą pojedynczą kartkę papieru, która może zaginąć w Twojej firmie - DataBank zadba o bezpieczeństwo, porządek i dostępność dokumentów.
Tworzenie, przechowywanie i niszczenie dokumentacji jest uregulowane przepisami prawa. DataBank dokona klasyfikacji i kwalifikacji Twojej dokumentacji zgodnie z wymogami ustawy. Posiadamy uprawnienia do przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej na podstawie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych Urzędów Marszałkowskich w Polsce - profesjonalnie zaopiekujemy się Twoją dokumentacją kadrowo-płacową.
Jak działa DataBank w 5 krokach
1

Organizujemy dokumentację do przechowania

Dostarczamy odpowiednią ilość potrzebnych pojemników i pakujemy Twoje dokumenty. Dysponujemy szerokim wyborem pudeł w różnych rozmiarach, tak, aby transport i przechowanie w archiwum było jak najwydajniejsze.

organizacja dokumentów

2

Bezpiecznie i sprawnie transportujemy
dokumenty do archiwum

Przed transportem sporządzamy protokół przekazania dokumentów, a następnie przewozimy je do naszej przestrzeni magazynowej.

Protokół

transport dokumentów

3

Segregujemy dokumenty elektronicznie

Nasi pracownicy dokonują ewidencji Twojej dokumentacji, a następnie oznaczają ją poprzez elektroniczny system przypisania zawartości pudła z dokumentami do lokalizacji w magazynie, oparty na kodach kreskowych.

Ewidencja

oznakowanie dokumentów

4

Dbamy o bezpieczeństwo
i stan Twoich dokumentów

Zapewniamy optymalną temperaturę i wilgotność powietrza w magazynie. Dzięki temu eliminujemy ryzyko utraty lub uszkodzenia danych zarówno na nośnikach papierowych, jak i elektronicznych. Gwarantujemy zabezpieczenie dokumentów Twojej firmy w kompleksowy sposób.

kompleksowe zabezpieczenie archiwów

5

Dostarczamy dowolną ilość dokumentów
szybciej niż myślisz

Niezależnie od tego, czy potrzebujesz całego pudła, segregatora lub zaledwie jednostkowego dokumentu, nasz system przechowywania pozwala szybko i łatwo go znaleźć, a następnie dostarczyć do Twojej firmy lub przesłać skan - wedle życzenia.

dokumentacja pod ręką

skany

Przechowywanie i obsługa
mediów magnetycznych

Kopie zapasowe dokumentów w postaci taśm magnetycznych to wymagające ładunki do transportu i przechowywania, dlatego przygotowaliśmy ofertę dla mediów magnetycznych z dbałością o metody przewozu i warunki w archiwum.
Gwarantujemy:
1.

Odbiór

tak często, jak tego potrzebujesz.

2.

Protokolarne przekazanie

każda zrealizowana dostawa/odbiór potwierdzona stosownym dokumentem.

3.

Ochronę mediów

Taśmy przewozimy w bezpiecznych walizkach Turtle Case zapewniających redukcję wstrząsów, izolację termiczną, odporność na kurz i wilgoć. Dodatkowo zabezpieczamy walizki plastikową plombą numeryczną.

4.

Bezpieczeństwo w archiwum

Taśmy przechowujemy w sejfach ogniotrwałych i szafach pancernych zabezpieczone przed pożarem i dostępem osób nieupoważnionych.

Elektroniczne archiwum dokumentów
dostęp do dokumentów 24/7

Wydajne przechowywanie dokumentów w archiwum zapewnia bezpieczeństwo i wygodę w przestrzeni biurowej, a jednocześnie nie ogranicza dostępności potrzebnych materiałów. DataBank dba o Twój dostęp do dokumentacji firmowej, kiedy tylko tego potrzebujesz. Naszym rozwiązaniem jest elektroniczne archiwum oparte o autorskie oprogramowanie.
Jak działa elektroniczne archiwum?

Bezpiecznie

Dostęp do wrażliwych danych jest w pełni kontrolowany. Z aplikacji online mogą korzystać jedynie osoby upoważnione ze strony klienta, z uwzględnieniem wielopoziomowych dostępów do konkretnych materiałów.

Elastycznie

Dzięki elektronicznej platformie masz dostęp do dokumentów w trybie 24h/7 dni w tygodniu.

Szybko

Obsługa DataBank odbiera Twoje zamówienie w systemie do zarządzania archiwum, po czym natychmiast uruchamia proces wyszukania dokumentu oraz udostępnienia zgodnie z wytycznymi. Zamówione materiały dostarczamy bezpośrednio do wskazanego odbiorcy.

Prosto

Aplikacja przypomina sklep internetowy. Zaloguj się online, przejrzyj zawartość pojemników z dokumentacją, a następnie zamów cały pojemnik lub konkretną jednostkę - wystarczy włożyć ją do Twojego koszyka. Możesz też zamówić dodatkowe materiały pakowe (pudła, taśmy, plomby itd.).

Skanowanie i digitalizacja dokumentów

Wydajne przechowywanie informacji bezpośrednio wpływa na efektywność działania Twojej firmy. Korzystanie jedynie z dokumentacji w formie papierowej na pewno nie ułatwia prowadzenia biznesu. Jej transport trwa dłużej, a same dokumenty łatwo uszkodzić.
Dzięki wygodnym rozwiązaniom, takim jak cyfrowa baza dokumentacji, możesz zadbać o bezpieczeństwo materiałów, przyspieszyć obieg informacji, a tym samym usprawnić pracę firmy i zoptymalizować koszty przechowywania dokumentacji. Dowiedz się więcej lub napisz do nas już teraz, a doradzimy Ci rozwiązanie najlepiej dostosowane do Twoich potrzeb.
Jak powstaje Twoja cyfrowa baza dokumentów?
1.

Tworzymy katalog wraz ze wskazaniem dokumentacji podlegającej skanowaniu.

2.

Uzgadniamy harmonogram i warunki skanowania Twojej dokumentacji.

3.

Przygotowujemy i skanujemy wszystkie dokumenty.

4.

Tworzymy powiązanie cyfrowych wersji dokumentów z faktyczną zawartością kartonów w archiwum.

5.

Po zakończonym procesie digitalizacji otrzymujesz obrazy zeskanowanych dokumentów w wygodnej dla Ciebie formie - na serwerze lub poprzez aplikację online.

Usprawnij pracę dzięki cyfrowej bazie dokumentów!
Korzyści dla Twojej firmy:
  • Szybki i łatwy dostęp do wszystkich dokumentów
  • Skuteczniejsza ochrona informacji
  • Źródłowa dokumentacja papierowa zawsze w dobrym stanie
  • Krótszy obieg dokumentów w formie papierowej

Poufna i ekologiczna
utylizacja dokumentów

Obieg dokumentów w Twojej firmie nie kończy się na wyrzuceniu do kosza, gdy przestają być potrzebne. Przestrzeganie wymogów bezpieczeństwa może być proste - wystarczy wybrać niezawodny sposób na utylizację niepotrzebnej dokumentacji papierowej.
Nasze rozwiązanie: Eko-Box
Jak działa Eko-Box?

Bezpiecznie

Dokumenty niszczone są bez konieczności otwierania pojemników, co gwarantuje poufność wszelkich informacji znajdujących się na utylizowanych materiałach.

Prosto

Eko-Box znajduje się w Twoim biurze, a pracownicy korzystają z niego jak ze zwykłego pojemnika na odpady papierowe.

Szybko

Kiedy poinformujesz nas o zapełnieniu pojemników Eko-Box, DataBank odbierze je z Twojego biura i bezpiecznie przetransportuje do dalszej utylizacji, która trwa zaledwie 20 minut dla 1 tony dokumentów.

Ekologicznie

Niszcząc dokumenty za pośrednictwem usługi Eko-Box ratujesz lasy przed wycinką.

Jak wygląda utylizacja dokumentów w Eko-Box?
1.

Zaplombowane pojemniki umieszcza się na taśmociągu.

2.

Przez taśmociąg pojemniki są transportowane do maszyny niszczącej, gdzie zostają nieodwracalnie zniszczone.

3.

Pod wpływem działania ciepłej wody i noży rozwłókniających z utylizowanych dokumentów powstaje pulpa papiernicza, a po wyschnięciu - masa papiernicza.

4.

Z masy papierniczej produkowane są ręczniki papierowe lub papier toaletowy. Dzięki wytworzeniu 1 tony odzyskanego papieru ratujemy przed ścięciem 17 drzew.

5.

Dowodem zakończonego procesu utylizacji jest uzyskanie certyfikatu zniszczenia.

Klienci

Dostarczamy kompleksowe usługi archiwizacji i utylizacji dokumentów dla przedsiębiorstw w wielu sektorach, między innymi:

  • Kancelarie prawnicze
  • Instytucje ubezpieczeniowe
  • Finanse i bankowość
  • Administracja publiczna
  • It i telekomunikacja
  • Branża paliwowa
  • Branża medyczna oraz farmaceutyczna
  • Motoryzacja i transport
  • Przemysł spożywczy
  • Produkcja przemysłowa
  • Budownictwo
  • Energetyka
  • Turystyka

Kontakt

Chcesz, żebyśmy zadzwonili do Ciebie teraz?

Archiwum centralne
Warszawa

Moszna Parcela 29

05-840 Brwinów

22 728 93 42605 255 041

Archiwum Kraków

ul. Półłanki 18

30-740 Kraków

12 393 22 18605 255 041

Archiwum Poznań

ul. Magazynowa 5a

62-023 Gądki

61 665 01 62605 255 041