Czym jest elektroniczne archiwum dokumentów?
Elektroniczne archiwum dokumentów to system, który umożliwia bezpieczne gromadzenie, przechowywanie i szybkie wyszukiwanie danych w formie cyfrowej. Zamiast tysięcy segregatorów i półek wypełnionych aktami wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu, dostępnym online 24/7 z dowolnego urządzenia.
W DataBank oferujemy kompleksowe rozwiązania w zakresie elektronicznej archiwizacji dokumentów, które spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa i są w pełni zgodne z RODO oraz polskim prawem.
- Od 2001 rokuw archiwizacji dokumentów
- 3 archiwaBrwinów, Kłaj i Gądki
- ISO 9001 i ISO 27001certyfikowane procesy
- Cała Polskaodbiór dokumentów z Twojej firmy
Korzyści z elektronicznego archiwum dokumentów
- Oszczędność czasu i miejsca: brak konieczności fizycznego przechowywania akt, szybki dostęp do każdej teczki.
- Bezpieczeństwo danych: szyfrowanie, wielopoziomowe logowanie, certyfikowane centra danych.
- Zgodność z przepisami: archiwizacja zgodna z RODO, ustawą o rachunkowości i prawem pracy.
- Mobilność: dostęp do dokumentów w biurze, w domu czy w podróży.
- Elastyczność: możliwość rozbudowy systemu wraz z rozwojem firmy.
Jak działa elektroniczne archiwum w DataBank?
- Odbieramy dokumenty z Twojej siedziby.
- Skanujemy i digitalizujemy akta w najwyższej jakości (zobacz skanowanie i digitalizację).
- Indeksujemy i kategoryzujemy dokumenty według ustalonych kryteriów.
- Udostępniamy je w bezpiecznym systemie elektronicznego archiwum.
- Zapewniamy pełną obsługę: od dostępu online po aktualizacje i wsparcie techniczne.
Sprawdź, jak e-archiwum zadziała w Twojej firmie
Opowiedz nam o swojej dokumentacji, a przygotujemy plan digitalizacji i dostępu online dla Twojego zespołu.
Elektroniczne archiwum dokumentów – dla kogo?
Z naszych usług korzystają m.in.:
- małe i średnie firmy, które chcą zoptymalizować procesy,
- korporacje międzynarodowe, które muszą zarządzać dużymi zasobami danych,
- instytucje finansowe i banki, gdzie liczy się bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami,
- szpitale i placówki medyczne, które archiwizują dokumentację pacjentów,
- urzędy i instytucje publiczne, wymagające transparentności i pełnej kontroli nad dokumentacją.
Dlaczego świadomie rezygnujemy z bezpośrednich integracji zewnętrznych?
W DataBank traktujemy bezpieczeństwo Twoich danych z najwyższą powagą. Podczas gdy inne platformy otwierają setki portów i API, narażając się na ataki, my postawiliśmy na strategię „Zamkniętej Fortecy”.
Jak to działa dla Twojego bezpieczeństwa?
- Ograniczone wektory ataku. Brak bezpośrednich połączeń z ERP, CRM czy innymi systemami znacząco redukuje powierzchnię potencjalnego ataku. Hakerzy nie mogą wykorzystać słabości zewnętrznego oprogramowania, aby dostać się do Twoich danych.
- Bezpieczny, scentralizowany audyt. Wszystkie działania użytkowników są rejestrowane w jednym, chronionym miejscu wewnątrz naszej aplikacji. Nie ma rozproszonych, niespójnych logów w różnych systemach. Daje Ci to jeden, spójny i wiarygodny zapis każdej operacji, co jest nieocenione podczas kontroli lub incydentu.
- Pełna kontrola dostępu. Mamy pełny nadzór nad tym, jak uprawnienia są zarządzane wewnątrz aplikacji. Nasze zaawansowane role i uprawnienia użytkowników działają w przewidywalny, weryfikowalny sposób i nie zależą od zewnętrznych konfiguracji, które mogą być błędnie ustawione.
- Przewidywalność i stabilność. Aplikacja działa w izolowanym środowisku. Oznacza to brak niespodzianek związanych z awariami zewnętrznych systemów, aktualizacjami, które psują integracje, czy konfliktami oprogramowania.
Wybierając DataBank, wybierasz spokój i gwarancję, że Twoje dane są chronione przez zamknięty ekosystem zaprojektowany z myślą o bezpieczeństwie.
Bezpieczeństwo elektronicznego archiwum
- certyfikowane serwerownie w Polsce,
- stały monitoring i kopie zapasowe,
- szyfrowanie danych na poziomie bankowym,
- kontrola dostępu i szczegółowe logi użytkowników.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy elektroniczne archiwum dokumentów jest zgodne z RODO?
Tak, system spełnia wszystkie wymogi dotyczące ochrony danych osobowych.
Czy można odzyskać dokument w wersji papierowej?
Tak, oryginalne dokumenty mogą być przechowywane w naszych archiwach fizycznych i dostarczane na żądanie.
Czy system obsługuje różne formaty plików?
Tak, obsługujemy dokumenty w formatach PDF, DOCX, XLSX, TIFF i innych.
Czy dostęp można przyznać tylko wybranym osobom?
Tak, administrator systemu ma pełną kontrolę nad uprawnieniami użytkowników.
Powiązane usługi
- Digitalizacja dokumentów: skanowanie i indeksacja, od których zaczyna się archiwum elektroniczne.
- Archiwizacja dokumentów: oryginały papierowe bezpiecznie przechowamy w archiwum.
- Poufne niszczenie dokumentów: po digitalizacji zniszczymy oryginały, których nie musisz już przechowywać.
Elektroniczne archiwum dokumentów z DataBank – postaw na przyszłość
Wybierając DataBank, zyskujesz partnera, który od ponad 20 lat wspiera firmy i instytucje w profesjonalnym zarządzaniu dokumentacją. Nasze rozwiązania to gwarancja bezpieczeństwa, zgodności z przepisami i pełnej wygody w codziennej pracy. Oryginały dokumentów możemy jednocześnie przechowywać w ramach archiwizacji dokumentów.
