Skanowanie i digitalizacja dokumentów – OCR, indeksacja i bezpieczny dostęp online

Dlaczego warto digitalizować dokumenty?

Papier spowalnia procesy, generuje koszty i ryzyko błędów. Digitalizacja dokumentów zapewnia szybki dostęp do danych, łatwe wyszukiwanie treści, bezpieczeństwo zgodne z RODO i realne oszczędności powierzchni biurowej. W DataBank łączymy skanowanie dokumentów, OCR, indeksację i integracje z Twoimi systemami, abyś mógł pracować na danych, a nie na segregatorach.

Zapytaj o wycenę

Zadzwoń: 22 728 93 42

• Od 2001 rokuw archiwizacji dokumentów
• 3 archiwaBrwinów, Kłaj i Gądki
• ISO 9001 i ISO 27001certyfikowane procesy
• Cała Polskaodbiór dokumentów z Twojej firmy

Zakres usług – od odbioru akt po gotowe e-archiwum

• Audyt i plan: inwentaryzacja zbiorów, priorytety, SLA, schemat metadanych.
• Logistyka i odbiór: bezpieczne pojemniki, plombowanie, łańcuch dowodowy.
• Przygotowanie do skanowania: usuwanie zszywek, prostowanie, naprawa uszkodzeń, rozdzielenie typów dokumentów.
• Skanowanie masowe: 200–600 dpi (mono/kolor), formaty A5–A3, skan z podajnika ADF i z szyby, obsługa wkładek i załączników.
• OCR i rozpoznawanie kodów: pełnotekstowy OCR (PL/EN), kody kreskowe i QR, wykrywanie pól (np. nr faktury, NIP, data).
• Indeksacja i kontrola jakości (QA): podwójne próbkowanie, listy kontrolne, wskaźniki błędów, raporty dzienne.
• Eksport i formaty: PDF/A-1b/2u, TIFF, JPEG, PNG, XML/CSV dla metadanych.
• Integracje: DMS/ECM, ERP, CRM, HR (np. SSO/LDAP, SFTP, API).
• Magazynowanie i/lub zwrot: zwrot, długoterminowe przechowywanie w archiwum lub bezpieczne niszczenie z certyfikatem.
• Dostęp online: przekazanie do Elektronicznego Archiwum Dokumentów (naszej chmury) lub do Twojego systemu.

Co digitalizujemy najczęściej?

• Faktury i dokumenty księgowe, JPK, raporty finansowe.
• Akta osobowe i dokumentację HR (części A, B, C, e-teczki).
• Umowy, aneksy, korespondencję, zamówienia, WZ, PZ.
• Dokumentację techniczną i projektową (rysunki, schematy).
• Dokumentację medyczną (historie chorób, zgody, wyniki).
• Archiwa historyczne i kancelaryjne (retrokonwersja).

Standardy i bezpieczeństwo danych

• RODO by design: minimalizacja danych, kontrola ról, rejestrowanie dostępu.
• Strefy bezpieczeństwa: monitoring 24/7, kontrola środowiska, strefy „clean desk”.
• Szyfrowanie: dane w spoczynku i w transmisji (SFTP/HTTPS, klucze zarządzane).
• Łańcuch dowodowy: plombowanie, rejestry ruchu, protokoły przekazania.
• QA i zgodność: procedury operacyjne, testy próbek, akceptacje partii, raporty błędów.

OCR i indeksacja – znajdziesz to, czego szukasz

• OCR pełnotekstowy pozwala przeszukiwać treść dokumentów (wyszukiwarka „jak w Google”).
• Indeksacja wielopoziomowa: metadane (np. klient, projekt, daty, działy), taksonomie, klasyfikacja typów dokumentów.
• Automatyzacja: rozpoznawanie kodów kreskowych i QR, separatory, klasyfikacja AI (opcjonalnie).
• Efekt: szybko przeszukiwalne archiwum i mniej pytań „gdzie jest ten dokument?”.

Jak wygląda proces krok po kroku?

1. Plan działania: zakres, wolumeny, KPI, harmonogram.
2. Bezpieczny odbiór: pojemniki, plombowanie, transport.
3. Przygotowanie: sortowanie, oczyszczanie, podział na serie.
4. Skanowanie: ustawienia zależne od celu (PDF/A, rozdzielczość, kolor).
5. OCR i indeksacja: automatyzacja i weryfikacja ręczna.
6. Kontrola jakości: próbkowanie, poprawki, akceptacja partii.
7. Eksport lub integracja: do Twojego systemu lub do e-archiwum DataBank.
8. Zakończenie: zwrot, składowanie lub niszczenie dokumentów.

Jakość obrazów i plików – rekomendacje

• Faktury i umowy: 300 dpi, skala szarości lub kolor, PDF/A-2u (z możliwością przeszukiwania).
• Rysunki techniczne: 400–600 dpi, bezstratny TIFF.
• Materiały z pieczątkami: kolor, profil ICC (wierna reprodukcja).
• Nazewnictwo plików: spójna konwencja (np. RRRR-MM-DD_NIP_NR-FAKTURY.pdf).

Cennik skanowania dokumentów – jak wyceniamy?

Cena zależy od:

• wolumenu (liczba stron lub teczek),
• stopnia przygotowania (zszywki, folie, formaty niestandardowe),
• wymagań jakości (dpi, kolor, PDF/A, poziom QA),
• zakresu OCR, indeksacji i integracji,
• logistyki (lokalizacja, terminy, tryb ekspresowy).

Integracje i dostępy – pracuj tam, gdzie pracujesz

• DMS/ECM (SharePoint, M-Files, Docuware, Alfresco itp.).
• ERP (SAP, Comarch, Enova, Microsoft Dynamics).
• HR/Payroll (Symfonia, Teta, SAP HR).
• Autoryzacja: SSO, SAML/LDAP, kontrola uprawnień i logi audytowe.

Przykładowe SLA i KPI (do ustalenia w umowie)

• SLA dostępu online: do 24–48 h od dostarczenia partii.
• Błędy OCR: ≤ 1–2% na próbce kontrolnej (zależnie od jakości materiału wejściowego).
• Jakość skanów: odsetek stron wymagających ponownego skanu ≤ 0,5–1%.
• Czas reakcji: tryb pilny dostępny dla dokumentów krytycznych.

Dla kogo jest digitalizacja DataBank?

• Finanse i księgowość: faktury, KSeF, umowy, JPK (przechowywanie dokumentów księgowych).
• HR: e-teczki, akta osobowe, listy płac (przechowywanie dokumentacji pracowniczej).
• Sprzedaż i zakupy: oferty, zamówienia, umowy ramowe.
• Produkcja i logistyka: specyfikacje, WZ/PZ, protokoły jakości.
• Medycyna i administracja publiczna: dokumentacja wrażliwa, archiwa kancelaryjne.

Współpraca z innymi usługami DataBank

• Archiwizacja dokumentów (papier): ciągłość prawna i dowodowa.
• Elektroniczne Archiwum Dokumentów: przeszukiwalny dostęp 24/7.
• Przechowywanie nośników magnetycznych: kopie zapasowe offline.
• Niszczenie dokumentów i nośników: ekologicznie, z certyfikatem.

FAQ – najczęstsze pytania