Dlaczego archiwizacja dokumentów jest niezbędna?
Każda firma, instytucja czy organizacja generuje ogromne ilości dokumentacji – od faktur, przez umowy, aż po akta pracownicze. Zgodnie z przepisami prawa wiele z tych materiałów musi być przechowywanych przez określony czas. Brak odpowiedniej archiwizacji to ryzyko kar, problemów przy kontroli czy utraty ważnych danych.
Archiwizacja dokumentów w DataBank to gwarancja bezpieczeństwa, zgodności z przepisami i wygodnego dostępu do akt, kiedy tylko ich potrzebujesz. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom zapewniamy nie tylko przechowywanie, ale także pełną obsługę dokumentacji – od odbioru po digitalizację i ekologiczne niszczenie.
Zakres usług archiwizacji dokumentów w DataBank
- Odbiór dokumentów z siedziby klienta,
- Segregację, ewidencję i porządkowanie akt,
- Przygotowanie dokumentów do archiwizacji,
- Bezpieczne przechowywanie w certyfikowanych magazynach,
- Dostęp na żądanie – szybkie odszukanie i dostarczenie potrzebnych akt,
- Pełne raportowanie i kontrolę nad zasobami.
Archiwizacja dokumentów w Warszawie, Krakowie i Poznaniu
Jesteśmy obecni w największych miastach w Polsce, co pozwala nam na szybką obsługę klientów w całym kraju.
- Warszawa – obsługujemy największe firmy i instytucje państwowe,
- Kraków – wsparcie dla biznesu lokalnego i międzynarodowego,
- Poznań – archiwizacja dokumentów dla firm produkcyjnych, handlowych i usługowych.
Dzięki ogólnopolskiemu zasięgowi DataBank jest partnerem zarówno dla małych firm, jak i dużych korporacji.
Cennik archiwizacji dokumentów
Każdy projekt jest inny – dlatego przygotowujemy indywidualny cennik archiwizacji dokumentów. Na koszt wpływają m.in.:
- ilość i rodzaj dokumentacji,
- czas przechowywania,
- usługi dodatkowe (np. skanowanie, digitalizacja, niszczenie dokumentów).
👉 Dzięki elastycznej ofercie nie przepłacasz – płacisz tylko za realnie wykorzystane usługi.
Digitalizacja i skanowanie dokumentów
Oprócz archiwizacji papierowej oferujemy również nowoczesne rozwiązania cyfrowe:
- skanowanie dokumentów w wysokiej jakości,
- digitalizacja dokumentów z przygotowaniem metadanych,
- integrację danych z systemami klienta,
- szybki i bezpieczny dostęp online do zasobów.
Dzięki temu Twoja firma zyskuje mobilność i pełną kontrolę nad danymi.
Przechowywanie dokumentacji księgowej i pracowniczej
Jednym z najczęstszych obszarów obsługi są:
- przechowywanie dokumentów księgowych – faktury, sprawozdania, ewidencje VAT,
- przechowywanie dokumentacji pracowniczej – akta osobowe, listy płac, wnioski kadrowe.
Zapewniamy zgodność z RODO i przepisami prawa pracy oraz pełną poufność przechowywanych danych.
Bezpieczne niszczenie dokumentów i pojemniki do zniszczenia
Po upływie okresu archiwizacji dokumenty przekazane są do ekologicznego niszczenia. Oferujemy:
- niszczenie dokumentów poufnych i tajnych,
- certyfikat potwierdzający proces,
- wygodne pojemniki na dokumenty do zniszczenia dostarczane do siedziby klienta.
Dlaczego DataBank to najlepszy wybór?
- ponad 20 lat doświadczenia,
- obsługa firm z całej Polski,
- certyfikowane archiwa spełniające najwyższe standardy,
- indywidualne podejście i elastyczne ceny,
- szybki dostęp do dokumentów na żądanie,
- połączenie archiwizacji tradycyjnej i cyfrowej.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty księgowe?
Zgodnie z prawem – minimum 5 lat. W przypadku niektórych dokumentów okres ten jest dłuższy.
Czy mogę zlecić jednocześnie archiwizację i digitalizację?
Tak, łączymy usługi – dokumenty są archiwizowane, a jednocześnie przygotowujemy ich wersję elektroniczną.
Czy niszczenie dokumentów jest bezpieczne?
Tak, proces jest certyfikowany i spełnia normy dotyczące ochrony danych.